Géolocalisation – la CNIL met à jour les règles à respecter pour bénéficier de la déclaration simplifiée – 2015

Face au développement des dispositifs de géolocalisation, la CNIL actualise les règles qu’elle avait précédemment établies pour permettre aux entreprises de relever d’une procédure de déclaration simplifiée.

Avoir connaissance de la position géographique d’un salarié.

La géolocalisation permet aux entreprises de prendre connaissance de la position géographique, à un instant donné ou en continu, des salariés par la localisation des véhicules mis à leur disposition pour l’accomplissement de leur mission. L’information relative à la géolocalisation d’un salarié peut être directement issue d’un logiciel installé au sein de l’entreprise ou accessible par l’intermédiaire d’un site Web d’un prestataire de services.

Ces dispositifs sont à distinguer des appareils de contrôle dans le domaine du transport par route (chrono tachygraphes), ces derniers ayant leurs règles propres et relevant d’une dispense de déclaration (délib. CNIL 2014-235 du 27 mai 2014).

Dispositifs relevant de la loi « Informatique et libertés »

Les dispositifs de géolocalisation relèvent de la loi « informatique et libertés » et doivent à ce titre faire l’objet
des formalités préalables auprès de la CNIL (loi 78-17 du 6 janvier 1978).
La CNIL avait déjà adopté une norme visant à simplifier leur déclaration préalable (délib. CNIL 2006-66 et 2006-67 du 16 mars 2006, JO 3 mai ; voir Dictionnaire Social, « Géolocalisation »), norme qu’elle complète aujourd’hui.
Les entreprises ayant déjà effectué une déclaration simplifiée en référence à la précédente norme qui ne respectent pas les conditions fixées par la nouvelle, ont jusqu’au 17 juin 2016 pour se mettre en conformité (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 8).

Dispositifs relevant de la procédure de déclaration simplifiée

Seuls les traitements automatisés, relatifs à la géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés, qui répondent aux conditions définies par la CNIL et résumées ci-après, bénéficient de la déclaration simplifiée (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 1).

Finalités de la géolocalisation

La géolocalisation ne peut être mise en œuvre que pour tout ou partie des finalités suivantes (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 2) :
-le respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés (il s’agit là d’une nouveauté par rapport à la précédente norme de la CNIL) ;
-le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule, ainsi que la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
-la sûreté ou la sécurité du salarié lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge, en particulier la lutte contre le vol du véhicule ;
-une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence ;
-le contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule définies par l’employeur, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur (cette possibilité est nouvelle par rapport aux précédentes règles édictées par la CNIL).
La géolocalisation peut permettre, mais seulement à titre accessoire, le suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par un autre moyen, sous réserve notamment de ne pas collecter ou traiter de données de localisation en dehors du temps de travail des salariés concernés.
Auparavant, la CNIL précisait qu’un système de géolocalisation ne pouvait pas être utilisé pour un salarié disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements. À notre sens, même si elle ne reprend pas aujourd’hui cette règle, celle-ci est toujours d’actualité dans la mesure où il s’agit d’une exigence des juges (voir Dictionnaire Social, « Géolocalisation »).

Données traitées

Par rapport à sa précédente norme, la CNIL liste aujourd’hui précisément
quelles sont les données qui peuvent être traitées, ou pas, par un dispositif de géolocalisation visé ci-avant. Dans ce cadre, un employeur peut collecter et traiter (délib. n° 2015-165 du 4 juin 2015, art. 3) :
-l’identification du salarié (nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d’immatriculation du véhicule) ;-les données relatives à ses déplacements (données de localisation issues de l’utilisation d’un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués) ;
-les données complémentaires associées à l’utilisation du véhicule (vitesse de circulation du véhicule, nombre de km parcourus, durées d’utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre
d’arrêts), sachant toutefois que, sauf si une disposition légale le permet, le traitement de la vitesse maximale ne peut pas s’effectuer ;
-la date et l’heure d’une activation et d’une désactivation du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il n’est pas autorisé de collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur, en particulier lors des trajets effectués entre son domicile et son lieu de travail ou pendant ses temps de pause.

Sécurité et destinataires des données

Ici, la CNIL précise (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 4 et 7) :

-les règles de sécurité à mettre en place par l’employeur vis-à-vis des données collectées via la géolocalisation et notamment par rapport à un éventuel sous-traitant, ce dernier point étant nouveau par rapport à la précédente norme ;
-les salariés habilités à accéder dans l’entreprise aux données issues de la géolocalisation, dans la limite de leurs attributions (il peut s’agir notamment, comme la CNIL l’avait déjà indiqué, du responsable des ressources humaines).

La CNIL ajoute aujourd’hui que l’identité du conducteur du véhicule, sauf à ce qu’elle présente un intérêt particulier dans ce cadre, ne doit pas être communiquée à des tiers (délib. CNIL 2015- 165 du 4 juin 2015, art. 4).

Durée de conservation des données, information et droits des salariés

Sur les conditions liées à la durée de conservation des données, les règles sont identiques à celles adoptées précédemment (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 5).
En matière d’information et de droits des salariés, les conditions à remplir par le dispositif de géolocalisation sont également identiques (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 6).

Une nouveauté toutefois : la CNIL impose aujourd’hui que les salariés puissent désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l’issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause, l’employeur pouvant, le cas échéant, demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif. Auparavant, il ne s’agissait que d’une recommandation.

Consultation des représentants du personnel et protection des salariés investis d’un mandat électif ou syndical

Comme cela était déjà le cas auparavant, l’employeur doit informer et consulter les représentants du personnel avant la mise en œuvre de la géolocalisation des salariés (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 6).

Par ailleurs, les salariés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent pas être géolocalisés lorsqu’ils exercent leur mandat, cette règle est également une reprise de ce qu’exigeait antérieurement la CNIL (délib. CNIL 2015-165 du 4 juin 2015, art. 6).